Exposant

Veelgestelde vragen

Administratie

Algemene contactgegevens

WELL Communications
Guido Gezellelaan 18
8800 Roeselare
tel. 051 25 06 00 (t.e.m. 17 feb. & vanaf 28 feb. 2017)
tel. 051 56 65 78 (vanaf 20 feb. t.e.m. 27 feb. 2017)
fax. 051 25 07 05
mail:

Organisator: Nic Vermaut
Beurssecretariaat: Hanne Vanbecelaere en Domien Logghe

Facturatie*

Er zijn standaard twee facturatiemomenten. Nadat de beursorganisatie het ingevulde en ondertekende inschrijvingsformulier ontvangt, wordt er een voorschotfactuur verstuurd (dossierrecht + 50% van de gereserveerde oppervlakte als bevestiging van uw deelname ). Nadien volgt de restfactuur (50% van de gereserveerde oppervlakte + inlassing catalogus + nutsvoorzieningen en diversen voor de opbouw van de stand ).

De betaling dient te gebeuren binnen volgende termijnen:

  • Voorschotfactuur:
    (dossierrecht + 50% van de gereserveerde oppervlakte als bevestiging van uw deelname): betaling binnen 30 dagen na factuurdatum of bij laattijdige inschrijving voor aanvang van de beurs;
  • Restfactuur:
    (50% van de gereserveerde oppervlakte + inlassing catalogus + nutsvoorzieningen en diversen voor de opbouw van de stand): betaling binnen 30 dagen na factuurdatum of bij laattijdige inschrijving voor aanvang van de beurs. De organisatie heeft het recht de opbouw van een stand te weigeren indien het saldo niet op de gestelde datum vereffend is.

* zie ook beursreglement voor verdere details

Praktisch

Adres EXPO Roeselare

Expo Roeselare
Diksmuidesteenweg 400
8800 Roeselare
Bekijk op Google Maps

Data Het Salon voor land- en tuinbouw 2017

zaterdag 25 feb (van 10u tot 19u)
zondag 26 feb (van 10u tot 19u)
maandag 27 feb (van 10u tot 19u)

Opbouw en afbraak

opbouw:
maandag 20 feb (van 08u tot 18u)
dinsdag 21 feb (van 08u tot 18u)
woensdag 22 feb (van 08u tot 18u)
donderdag 23 feb (van 08u tot 18u)
vrijdag 24 feb (van 08u tot 12u)

Op de laatste opbouwdag, vrijdag 24 februari, zijn de poorten slechts open van 08u tot 12u! Vanaf dan kan er NIET meer binnen gereden worden en worden de gangtapijten gelegd.

Deelnemers met grote tentoonstellingspanelen, werktuigen, machines, enz. moeten eerst hun standen opbouwen en dit voor de kleinere standen opgebouwd worden. Iedere stand dient voorzien te zijn van een degelijke en nette vloerbekleding. De deelnemers zijn er toe gehouden hun standen te plaatsen en weg te nemen, zonder schade aan te richten aan muren, vloeren, vensters of wanden. Derhalve is het verboden nagels te kloppen in muren, spanten of vloeren. De beschadigingen dienen onmiddellijk vergoed te worden. De werken van opbouw en afbraak van standen geschieden volledig voor rekening en op verantwoordelijkheid van de deelnemer.

De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen, noch diefstal die tijdens de opbouw, de beursdagen of de afbraak van de standen zouden gebeuren.

afbraak:
dinsdag 28 feb (van 08u tot 18u)
woensdag 1 mrt (van 08u tot 12u)

De afbraak van de standen mag slechts gebeuren vanaf dinsdag 28 februari 2017 om 8u en het weghalen van producten en materialen moet beëindigd zijn op woensdag 1 maart 2017 om 12u. Alle materialen die niet weggehaald zijn tegen dit tijdstip worden door de organisator op kosten van de deelnemer weggenomen. Kleine materialen of producten kunnen op maandag 27 februari 2017, na sluiting van de beurs, vanaf 20u weggenomen worden tot 22u. Maar dit op eigen verantwoordelijkheid! Voor de standhouders die op 27 februari 2017 niets meenemen, blijft elke verantwoordelijkheid ten zijne laste. Deze maatregel werd genomen op aanvraag van de standhouders.

Algemene voorwaarden voor deelname

Elke aanvraag tot deelname is slechts ontvankelijk mits de aanvraag gebeurt via het officieel inschrijvingsformulier, volledig en leesbaar ingevuld en ondertekend, dat aan de organisator ter beschikking wordt gesteld. De organisatie is niet gehouden door mondelinge aanvragen tot deelneming. De ondertekening van het inschrijvingsformulier is bindend voor de aanvrager.

Vroegboekkorting

Er wordt een vroegboekkorting toegekend aan elke exposant die zich voor 1 december 2016 inschrijft (25 euro/m² ipv 30 euro/m²).

Kan ik een voorkeurplaats aangeven?

U kan een plaatsvoorkeur doorgeven aan de organisatie, hiermee wordt zoveel mogelijk rekening gehouden. De aangewezen plaats is pas definitief na bevestiging van de organisatie.

Kan ik een kop- of hoekstand reserveren?

Indien er nog kop- of hoekstanden vrij zijn, kan dit kosteloos gereserveerd worden bij de organisatie. U kan hiervoor best even contact opnemen met het beurssecretariaat.

Wanneer ken ik de plaats van mijn stand?

Vanaf november zal een eerste plattegrond kenbaar gemaakt worden. De plaatsindeling kan echter nog tot de dag voor de beurs gewijzigd worden.

Wanneer ken ik de namen van andere exposanten?

Namen van exposanten kan u terugvinden op de site en zullen meermaals aangevuld worden.

Kan ik op mijn stand drank en eten aanbieden aan mijn gasten?

U kan zowel op eigen initiatief als via de beursorganisatie drank en eten bestellen. De beursorganisatie zal elke morgen bestelformulieren op de stand voorzien. De exposant mag na 19u geen drank of eten meer aanbieden aan zijn bezoeker.

Schoonmaak van mijn stand tijdens de beurs?

De exposant is eveneens eraan gehouden afval, overschotten,... in een container, voorzien buiten de expohallen, te deponeren. Ook vloeibare afvalstoffen moeten in een daartoe voorziene container gedeponeerd worden.

Afsluiting ’s avonds van de stand?

Gezien elke deelnemer over een aansluitingsdoos voor de eigen verlichting beschikt in zijn stand, is hij verplicht iedere avond de stroomtoevoer voor zijn standverlichting af te sluiten. Tevens moet iedere deelnemer er op toe zien dat alle watertoevoeren en -afvoeren iedere avond goed gesloten zijn

Is er bewaking wanneer de beurs gesloten is voor publiek?

Zowel tijdens de opbouw, de beursdagen als tijdens de afbraak is er bewaking aanwezig.

Vrij- en reductiekaarten aanvragen

Reductiekaarten zijn beschikbaar aan 2,5 euro/kaart en vrijkaarten aan 5 euro/kaart (afname per 10 stuks). Deze kunnen bekomen worden op het beurssecretariaat. Op de reductiekaarten en vrijkaarten dient de firmastempel aangebracht te worden. Het is verboden deze kaarten voor andere doeleinden te gebruiken of te verkopen.

Badges

Alle deelnemers aan de beurs zijn verplicht een deelnemersbadge te dragen. Deze kunnen afgehaald worden op het beurssecretariaat in de hallen en kosten 5 euro per badge (max. 10 badges/bedrijf). Elke exposant ontvangt gratis bij inschrijving 2 badges.

Standenbouw

Standaardafmetingen

De standen worden verhuurd per m² en volgens uittekening op het grondplan, met een minimum van 4m x 4m = 16 m².

Maximum hoogte standen

Een stand mag max. 5 meter hoog zijn.

Ophangingspunten

In EXPO Roeselare zijn er over de lengte van de beurshal betonnen draagelementen aanwezig (elke 5 à 6 meter) waar de standenbouwer ankerpunten kan aan bevestigen (NIET aan de verwarmingselementen). De beurshal zelf is 7,5 meter hoog.

Aanwezige diensten

De beursorganisatie voorziet een heftruck die aan het secretariaat gereserveerd moet worden. De heftruck kan slechts voor korte momenten gehuurd worden. Indien u deze voor langere tijd nodig hebt (halve dag), dan kan u die best zelf voorzien.

Is het mogelijke om bijkomende zaken te bestellen?

Extra nutsvoorzieningen kunnen besteld worden via het secretariaat (zoals meubels, tapijt, planten, glazen,... )

Is het mogelijk om eigen elektrische installatie mee te brengen?

U kan zelf een gekeurde elektrische verdeelkast meebrengen, of u huurt deze aan het beurssecretariaat. LET OP: verdeelkasten dienen op voorhand besteld te worden! De beursorganisatie kan niet garanderen dat er nog verdeelkasten vrij zijn bij de opbouw van de beurs.

Voldoende stroom op mijn stand?

Laat uw elektrische verdeelkast zeker nazien door een vakman en vergewis u of de verdeelkast het verbruik aan elektriciteit de baas kan.

Binnen met auto’s, camionnettes en vrachtwagens?

Tijdens de opbouw- en afbraakdagen kan er binnen gereden worden met auto's, camionettes en vrachtwagens. Let wel, naar het einde van de opbouwdagen wordt het moeilijk manouvreren en kan u de toegang geweigerd worden indien er kans is op schade aan andere standen.

Op de laatste opbouwdag, vrijdag 27 februari, zijn de poorten slechts open van 08u tot 12u! Vanaf dan kan er NIET meer binnen gereden worden en worden de gangtapijten gelegd.

Deadlines

Hou rekening met de deadlines vermeld op de diverse inschrijvingsfiches. De organisatie kan geen verdeelkasten, brandblustoestellen,... garanderen tijdens de opbouw van de beurs.

Eetgelegenheid en catering

Tijdens de beursdagen kan er op de centrale stand van Het Salon gegeten worden. Er wordt ook elke dag op de stand een fiche gelegd waar broodjes, hapjes of drank kan besteld worden.

Tijdens de opbouw en afbraak kan er gegeten worden in de cafetaria van EXPO Roeselare.

TOP